El grapado de documentos es un procedimiento común en el entorno administrativo y de oficina. A pesar de que parece simple, existen regulaciones especiales que determinan las reglas para coser documentos y su ejecución. Y estas reglas deben ser conocidas para que los documentos enviados a la licitación o al archivo no sean devueltos para su posterior procesamiento y alteración.
Instrucciones
Paso 1
Para garantizar la seguridad de los documentos después del flasheo, así como para garantizar que se almacenen en el orden correcto, todas las hojas excepto el inventario deben estar numeradas. Los documentos se archivan en orden cronológico o alfabético. Los sobres con hojas anidadas se numeran antes que las hojas anidadas. Las hojas en blanco se excluyen del estuche y se destruyen sin numerar.
Paso 2
Numere las hojas del estuche con un simple lápiz de arriba hacia abajo, dejando los números en la esquina superior derecha de cada hoja, sin afectar el texto. Numere las fotografías y los gráficos en la parte posterior en la esquina superior izquierda.
Paso 3
Si los documentos contienen mapas pegados de varias hojas, numérelos como una hoja, indicando el número de hojas pegadas. Al final de la numeración, escriba una carta de certificación en una hoja separada. Indique en él el número de hojas y las características de los documentos individuales, así como su estado físico.
Paso 4
Además, se debe realizar un inventario del conjunto de documentos archivados. No numere las hojas de inventario. En el inventario, escriba el nombre del documento, ingrese la fecha del inventario, una anotación que determina el propósito del conjunto de documentos y también enumere todos los documentos, teniendo en cuenta la cantidad de hojas. Al final del inventario, ingrese el nombre, apellido y patronímico del autor.
Paso 5
El tamaño de la tapa de cada caja debe ser de 229x324 mm. En la primera y última hoja del estuche, pegue tiras de cartón delgado antes de coser. Se pasa un cordón a través de estas tiras. Use pegamento de silicato para completar el estuche.
Paso 6
En el borde izquierdo de los márgenes, sin tocar el campo de texto, haga tres agujeros con un punzón o perforadora simétricamente a lo largo de toda la altura de la hoja, a una distancia de 3 cm entre sí. Para coser, utilice hilo de coser o hilo de banco y una aguja de coser.
Paso 7
Cosa el documento dos veces para asegurarse de que el kit sea resistente. Tire de los extremos del hilo del agujero central en la parte posterior de la última hoja y átelos en un nudo. Pegue una pegatina en la caja con una inscripción de seguridad, séllela y cierre el conjunto.
Paso 8
Deja libres los extremos de los hilos. La etiqueta de certificación debe llevar una firma clara y legible del gerente y el sello de la organización.
