El objetivo principal del evento es proporcionar información a los participantes o ganar cierta experiencia por parte de los participantes. Un evento ideal es como un reloj: todo va en una secuencia estricta, las acciones de los organizadores están coordinadas y no se desafinan entre sí. Este es el resultado de la planificación y preparación, que suele llevar varios meses.
Es necesario
- - una plantilla de al menos cinco empleados
- - presupuesto para el evento
Instrucciones
Paso 1
En primer lugar, defina el propósito y el tema del evento. Sobre la base de esto, se construirá todo el esquema adicional del evento. El propósito del evento determina el enfoque de marketing y la audiencia objetivo a la que se dedica el evento.
Paso 2
Decide un lugar para el evento. El lugar debe depender tanto del propósito del evento como del número de participantes, así como del escenario esperado del evento. Es importante cuidar el servicio a los huéspedes. Considere varias opciones y elija la relación calidad-precio más óptima.
Paso 3
Promociona el evento de forma activa. La campaña publicitaria debe comenzar un mes y medio antes del inicio del evento y finalizar un mes antes. Paralelamente, el procedimiento de "llamadas en frío" para invitar invitados a un evento es razonable. Todas las operaciones para la formación de las listas de participantes deben completarse como máximo una semana antes del evento.
Paso 4
Utilice la ayuda de patrocinadores o dignatarios. Esto no solo fortalecerá sus conexiones comerciales, sino que también le dará un cierto estatus a su evento. Asigne tiempo para que estas personas hablen, preferiblemente al comienzo del evento.
Paso 5
Distribuir responsabilidades entre el personal involucrado en la coordinación de la actividad. Todos deben conocer claramente su círculo de responsabilidad y los eventos que deben controlar. No debe haber manchas blancas, todos deben tener sus instrucciones impresas y saberlas de memoria.
Paso 6
El día anterior al seminario es necesario volver a instruir al personal que realiza las actividades de coordinación en el evento. El día del evento, todos los coordinadores deben presentarse al menos una hora antes del inicio del evento.
